Politique de confidentialité
I. Préambule
La présente Politique de Confidentialité présente les engagements de la société ASAP SOLUTIONS concernant la protection de vos données personnelles en votre qualité de client et d’utilisateur des services. Elle présente les modalités de recueil et d’utilisation des données personnelles vous concernant ainsi que vos droits à cet égard.
ASAP SOLUTIONS respecte la loi « Informatique et Libertés » n° 78 du 6 janvier 1978 modifiée, la loi pour la « Confiance et l’Economie Numérique » n° 2004 – 575 du 21 juin 2004 ainsi que le Règlement Général sur la Protection des Données 2016/679 du 27 avril 2016 (« RGPD »).
ASAP SOLUTIONS s’est doté d’un Data Protection Officer en charge de veiller à la bonne application de la loi et au respect des droits d’accès, de rectification, d’opposition, d’effacement, de limitation et de portabilité dont vous disposez conformément aux textes précités (tech@responsage.com).
ASAP SOLUTIONS se réserve le droit d’apporter toute modification à sa Politique de confidentialité relative à la protection des données à caractère personnel à tout moment. Si une modification est apportée à la présente clause de protection des données à caractère personnel, ASAP SOLUTIONS s’engage à publier la nouvelle version sur son site.
II. Quelles données personnelles sont collectées lors de l’utilisation de notre service, et pourquoi ?
En tant que Responsable de traitement au sens de la loi dite « Informatique et libertés » et du RGPD, ASAP SOLUTIONS est responsable des données personnelles collectées.
Les données sont collectées afin de nous permettre, en qualité de fournisseur de service social, d’apporter des réponses adaptées aux situations personnelles de chaque bénéficiaire de notre service, ainsi que de recenser le nombre d’actions effectuées pour chaque bénéficiaire de notre service. Ces données permettent également à nos services d’administrer et d’améliorer nos activités marketing et services à destination de nos clients.
Lors de la collecte de vos données personnelles, vous êtes averti du caractère obligatoire des informations demandées, afin de pouvoir bénéficier d’un service, ainsi que des conséquences de la non-communication d’une donnée. Vous êtes également informé de l’utilisation qu’ASAP SOLUTIONS fera de vos données et de votre droit d’accès, de rectification, d’opposition, d’effacement, à la portabilité des données, à la limitation des traitements.
Données déclaratives : ASAP SOLUTIONS collecte les données nécessaires à l’utilisation du service. Les données collectées à cette occasion peuvent être : vos nom et prénom(s), votre adresse postale, votre adresse email, votre numéro de téléphone, votre date de naissance. Elles peuvent être complétées par des informations concernant votre foyer (nombre et âge des enfants, centres d’intérêt, statut professionnel, statut personnel, situations financières).
Toutes ces données sont stockées dans notre base de données clients, sécurisées en Hébergement de Données de Santé, en France, afin de pouvoir communiquer avec vous et vous apporter la meilleure réponse à votre problématique.
Données de navigation : nous sommes également susceptibles de collecter des données concernant les événements d’interactions intervenus entre vous et les services de ASAP SOLUTIONS (chargements de pages, clics boutons, téléchargement de documents, etc.) afin de vous vérifier le bon fonctionnement de notre service.
Données non collectées directement auprès de vous : dans certaines hypothèses, les Données personnelles vous concernant pourront avoir été collectées auprès de tiers (Employeur, organismes de santés, CAF, …). Le cas échéant, nous ne manquerons pas de vous communiquer l’ensemble des informations sur le traitement ainsi que toute information utile quant à l’exercice de vos droits d’opposition, d’effacement, de limitation, d’accès, de rectification et de portabilité.
III. Quelles utilisations fait ASAP SOLUTIONS de vos données personnelles ?
Données déclaratives
Les données déclaratives sont nécessaires à l’enregistrement de votre demande, à l’analyse puis à l’envoi des documents traitant de votre demande.
ASAP SOLUTIONS s’engage à respecter la confidentialité des données personnelles et à les traiter dans le respect de la règlementation en vigueur
Votre adresse mail et votre numéro de téléphone pourra être utilisée dans les conditions suivantes :
Vous donner accès à votre Espace Bénéficiaire, vous permettant de communiquer avec nous.
Vous envoyer des informations relatives au traitement de votre demande.
Vous contacter directement par mail ou par téléphone.
Vous envoyer notre questionnaire de satisfaction, vous permettant de noter notre service.
ASAP SOLUTIONS s’engage à respecter la confidentialité des données personnelles et à les traiter dans le respect de la règlementation en vigueur.
IV. Quels sont les destinataires de vos données personnelles ?
Les Données personnelles collectées sont uniquement destinées à ASAP SOLUTIONS. Vos Données personnelles ne font l’objet d’aucune communication à des tiers, excepté dans les cas suivants :
– Lorsque vous avez donné votre accord pour le partage de vos informations avec votre entreprise (RH, CSE, …), afin d’accompagner votre demande.
– Lorsque vous avez donné votre accord pour le partage de vos informations avec un tiers de l’administration ou de prestataires de sécurité social (CAF, Mutuelle, Sécurité Social, …), afin d’accompagner votre demande.
– Lorsque vous avez donné votre accord pour que nous vous mettions en relation avec un partenaire qui pourra prendre en charge votre demande (CESF, CRESUS, EDF, …)
– Quand ASAP SOLUTIONS recourt aux services de prestataires pour fournir l’assistance utilisateurs. Dans ce cadre, ces prestataires disposent d’un accès limité à vos données, limité à l’exécution de ces prestations ;
– Si la loi ou la règlementation l’exige pour donner suite aux réclamations présentées contre ASAP SOLUTIONS et se conformer aux procédures administratives et/ou judiciaires ;
– Si ASAP SOLUTIONS est impliquée dans une opération de fusion, acquisition, cession d’actifs, cession de fonds de commerce ou procédure de redressement judiciaire, elle pourra être amenée à céder ou partager tout ou partie de ses actifs, y compris les données à caractère personnel. Dans ce cas, les utilisateurs seraient informés, dans la mesure du possible, avant que les données à caractère personnel ne soient transférées à une tierce partie.
V. Quelle est la durée de conservation de vos données personnelles ?
La durée de conservation de vos Données personnelles peut varier en fonction de la finalité de la collecte.
Des obligations légales peuvent imposer à ASAP SOLUTIONS une conservation pour une durée minimale. Dans les autres cas, les données vous concernant ne seront conservées que dans la limite de la réalisation de la finalité poursuivie (en l’occurrence pour la durée strictement nécessaire au suivi de votre dossier), ou dans le respect de la règlementation applicable en la matière.
Les données de la base de prospection active sont conservées trois ans à compter de la fin de la relation commerciale ou du dernier contact, sauf pour les données nécessaires à la gestion des commandes et à la facturation conservées pendant 10 ans.
VI. Vos données personnelles font-elles l’objet d’un transfert à l’étranger ?
L’ensemble des données collectées sont sauvegardées sur des serveurs, hébergés en HDS (Hébergement de Données de Santé), chez un prestataire national, sur le territoire Français.
VII. Comment exercer vos droits d’accès, de rectification, d’opposition, d’effacement, à la portabilité et à la limitation de vos données personnelles ?
En application des dispositions de la loi « Informatique et Libertés » et au RGPD, vous pouvez demander la communication de vos Données Personnelles et exiger que soient, selon les cas, rectifiées, complétées, mises à jour, verrouillées ou effacées vos Données Personnelles, qui sont inexactes, incomplètes, équivoques, périmées, ou dont la collecte, l’utilisation, la communication ou la conservation est interdite.
Conformément à l’article 18 du RGPD, vous pourrez également, le cas échéant, demander à limiter l’accès du traitement (par exemple, lorsque l’exactitude de vos Données personnelles est contestée par vos soins – et ce, pendant une durée permettant à ASAP SOLUTIONS de vérifier l’exactitude de vos Données personnelles ou lorsque ASAP SOLUTIONS n’a plus besoin de vos Données personnelles aux fins du traitement mais que celles-ci vous sont encore nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice).
Conformément à l’article 20 du RGPD, il vous est également possible, dans la limite des procédés techniques utilisés par ASAP SOLUTIONS, de demander de recevoir vos Données personnelles, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et à ce qu’elles soient transmises à un autre responsable du traitement.
Pour l’ensemble de ces demandes, trois moyens sont mis à votre disposition :
– Depuis votre Espace Bénéficiaire : « Demander la suppression de mon compte »
– En formulant la demande par mail ou téléphone auprès de votre conseiller.
– En écrivant au Data Protection Officer de ASAP SOLUTIONS (tech@responsage.com)
Pour votre parfaite information, vous disposez de la faculté de saisir la Commission nationale de l’Informatique et des Libertés (dont les coordonnées figurent à l’adresse https://www.cnil.fr/fr/vous-souhaitez-contacter-la-cnil) dans l’hypothèse où ASAP SOLUTIONS n’aurait pas fait suite à votre demande dans le délai d’un mois suivant votre demande. Au besoin, ce délai peut être prolongé de deux mois, compte tenu de la complexité et du nombre de demandes.
